Door: Yvette Vermeulen

Het binnenhalen van een Wmo-contract bij een gemeente lijkt een hels karwei en erg ingewikkeld. Dat deze werkwijze gemeenten ook veel voordelen biedt, wordt soms over het hoofd gezien. In welke markt komt het voor dat je door het indienen van een grote offerte mogelijk zes jaar verzekerd bent van werk? Het verliezen van een aanbesteding is dan ook ‘all in the game’ voor een door de wol geverfde ondernemer. Wanneer je het spel van aanbesteden in de Wmo begrijpt, heb je meer kans om te winnen.

De achtergrond van het spel

Aanbesteden is het in de markt uitzetten van een overheidsopdracht door een overheidsinstantie (de opdrachtgever), waarbij ondernemers/bedrijven (de opdrachtnemer) kunnen inschrijven door het indienen van een offerte (de inschrijving). Dit alles om ‘de markt’ zijn werk te laten doen en om te voorkomen dat overheidsgeld bij één partij terecht komt, maar er eerlijke concurrentie is. Boven een bepaald bedrag dat door de Europese Unie is vastgesteld (het drempelbedrag) is een opdrachtgever verplicht aan te besteden. Onder de drempelwaarde is dit niet verplicht, maar mag het wel.

Een aantal spelregels

Nu we weten wat het doel is van het spel, is het tijd om het te leren spelen. En waar kun je dan beter beginnen dan bij het leren van de spelregels? Die regels staan in de Europese Richtlijn en de landelijke wetten: de Aanbestedingswet 2012 en de Wmo 2015. Die helemaal doorspitten is lastig. Echter, het gemeentelijke beleid als het gaat om het sociaal domein en de Wmo is vaak toegankelijker. Je vindt dit op de website van jouw  gemeente. De spelregels voor een aanbestedingsprocedure staan in het zogenaamde bestek (de uitvraag van de opdracht). De meeste gemeenten kondigen hun opdracht aan via TenderNed.nl. Een website waar je je ook als P.O. kunt aanmelden en kunt zoeken naar voor jou relevante aanbestedingen (tip: maak een interesseprofiel aan).

De komst van de Aanbestedingswet 2012 heeft het proces van aanbesteden een stuk gemakkelijker gemaakt. Door een nieuwe procedure voor sociale diensten is er veel meer ruimte voor gemeenten om zelf beleid te bepalen. Er worden door die veranderingen geen uitgebreide offertes meer gevraagd (scheelt tijd), terwijl kwaliteitseisen steeds belangrijker worden. Deze kwaliteitseisen zijn zogenaamde uitsluitingsgronden. Simpelweg: voldoe je er niet aan, dan heeft het geen zin om mee te doen. Je ligt dan direct uit het spel. Wel kun je tijdens de procedure slimme vragen over deze eisen stellen om op die manier aanpassing van die eisen af te dwingen. Zorg er dus voor dat je altijd vragen stelt tijdens een procedure op de daarvoor aangewezen momenten.

Nu er steeds meer fraude wordt gepleegd met zorggeld, worden ook de regels van het spel verder aangescherpt. Er zijn geluiden dat er tot wel een miljard per jaar niet bij zorgbehoevenden, maar bij ‘zorgverleners’ terecht komt. Meer checks op opleiding, kwaliteit van een organisatie of andere aanvullende eisen is daarom niet zo gek.

Zie aanbesteden als een teamsport

Hoewel een tennisser veelal alleen op de baan staat, is tennis een teamsport. De winnende prestatie ook afhankelijk van anderen: de coach, de trainer, de fysiotherapeut, een voedingsdeskundige, de persoon die het racket bespant en ga zo maar door. En zo werkt het ook bij een aanbesteding. Schroom dus niet om kennis die er al opgedaan is op dit terrein in te schakelen. Volg deze ondernemersochtend bij de School voor Organizing, lees de factsheets van de NBPO, stel vragen aan collega’s of schakel iemand in die je helpt bij jouw inschrijving. Stel jouw ideale team samen.

Wees daarnaast zichtbaar bij een sociaal team of de ambtenaar die verantwoordelijk is voor het sociaal beleid en/of de inkoop. Contactmomenten zijn ook binnen de procedure steeds belangrijker geworden. Je laat je kennis niet meer blijken in de offerte maar via marktverkenningen, consultaties of informatiesessies. Laat op die momenten zien wat jij als P.O. te bieden hebt. Ook buiten de aanbestedingsprocedure liggen netwerkkansen. Zo bouw je een netwerk op en zorg je dat de beleidsbepalers weten wat jouw rol als P.O. is binnen de gemeente en wat jij voor jouw cliënten betekent.

Let bij het contact leggen met de gemeente (of collega’s) wel even op. Contact met de opdrachtgever tijdens de looptijd van de procedure, anders dan via de in de procedure genoemde manier van contact (vaak het stellen van vragen via een formulier of informatiesessie) is absoluut niet toegestaan en geldt als een reden voor directe uitsluiting voor de rest van de procedure.

Blijf ook als je een aanbesteding hebt verloren een teamspeler. Meld jezelf als onderaannemer bij een van de partijen die het contract wél hebben binnen gesleept: collega P.O.’s of grotere zorginstellingen. Een overzicht van die partijen wordt na afloop bekend gemaakt, dus je weet altijd wie het zijn. Ook al heb jij het contract verloren, dat betekent niet dat jouw zorg nog steeds geleverd wordt en jouw cliënten worden geholpen.

Meer dan alleen een toernooi spelen

Denk jij dat Serena Williams zich focust op slechts één partij? Serena gaat ervan uit dat ze meer dan een partij per toernooi speelt en meerdere toernooien per jaar. En die grote sponsordeals zijn er ook niet voor niets: ze weet dat het een keer kan tegenvallen en dat er een dag komt dat ze geen geld meer kan verdienen met tennis. Het binnenhalen van contracten is een integraal onderdeel van jouw bedrijf. Als P.O. ben je ondernemer en net als het afhandelen van je administratie, het betalen van belasting en het ondersteunen van je cliënten hoort het binnenhalen van opdrachten bij je corebusiness van jouw bedrijf. Alleen als je aanbesteden ook zo ziet én je focust op andere vormen van inkomsten voor als het een keer tegenzit, kun je zorgen dat je wél klaar bent voor het spelen van die partij, net als Serena.

Game, set, match!

In de praktijk doen P.O.’ers zelden mee aan een aanbestedingsprocedure. Door niet mee te doen weet je in ieder geval zeker dat je het spel niet wint. Zorg dus dat je die éne kans die je hebt grijpt. Laat je dagelijkse werkzaamheden eens per vier tot zes jaar uit je handen vallen en ga er vol voor. Zorg ervoor dat je wint. Want één ding weet je zeker: als je wint, hoef je de komende jaren geen acquisitie te doen om opdrachten binnen te slepen.

Over de auteur

Yvette Vermeulen is eigenaar van Simple Organizing, auteur van het boek ‘Druk zijn is een keuze’ en als organizer actief op de zakelijke markt. Ze begeleidt vrouwen minder druk te zijn, door productiever te werken en hun tijd slimmer in te delen. Haar voorliefde voor de zakelijke markt komt voort uit het feit dat ze voor ze organizer werd, bijna vijftien jaar als consultant werkte voor het grootste onafhankelijke adviesbureau van Nederland. Daar deed zij veel ervaring als subsidie- en aanbestedingsadviseur op het terrein van de Wmo.